Erst aufräumen, dann Umsatz steigern

Wie Verpackungsspezialist CLARUS seinen Vertrieb mit HubSpot optimiert

Nachhaltigkeitsziele, Kosteneffizienz, Wettbewerbsdruck: Die Kunden von CLARUS Films, innovativer Lösungsgeber für Verpackungen, haben viele Baustellen. Umso wichtiger ist es für den Verpackungsspezialisten, sie gut zu kennen und im Vertriebsprozess nah an ihnen dran zu sein. Dank HubSpot überblicken die Mitarbeitenden heute den gesamten Kundenstamm sowie den aktuellen Stand jedes Leads und Deals.

Bis Herbst 2022 sah es bei CLARUS wie bei vielen mittelständischen Unternehmen aus: Der Verpackungsspezialist wurde seinem guten Ruf durch hervorragende Produkte und eine hohe Kundenorientierung gerecht. Wegen der erfolgreichen Kundenansprache wuchs auf der anderen Seite die Arbeitsbelastung:

• Die Mitarbeitenden mussten die individuelle Historie sowie Prozesse händisch pflegen.
• Es war aufwändig, inaktive Kunden anzusprechen.
• Bei der Kundendatenpflege zeigte sich Optimierungspotenzial.

CLARUS nutzt HubSpot für den Sales Funnel

Schon seit einiger Zeit nutzt CLARUS die digitale Plattform HubSpot. Im Herbst 2022 entschied sich das Unternehmen, mit der aktiven Ausweitung des Sales Bereich in HubSpot zu starten. Sukzessive eigneten sich die Mitarbeitenden die einzelnen Funktionen an. Mittlerweile werden weite Teile des Sales Funnels über die Plattform abgewickelt. Was die Mitarbeitenden aus dem Vertrieb zuvor intuitiv richtig gemacht hatten, ließ sich teilweise automatisieren. Heute sind alle in der Lage, den aktuellen Status einer Interessenten- und Kundenbeziehung zu erkennen und richtig zu interpretieren. Sie können Leads gezielt zu Kunden entwickeln. 

HubSpot ist ein mächtiges Tool. Die digitale Plattform versetzt uns in die Lage, Leads gezielt zu Kunden zu entwickeln.

Thorsten Rausch, Chief Commercial Officer bei CLARUS Films

Das Vertriebsteam bei CLARUS besteht aus insgesamt 17 Mitarbeitenden. Zwei sind, unterstützt durch die Vertriebsleitung, für das Massenkundengeschäft zuständig. Ihnen waren jeweils mehr als 2.000 Kunden zugeordnet. Nach einer gründlichen Bereinigung (siehe „Praxistipps“) setzen sie ihre Kapazitäten effektiv ein. Sie aktivieren die Bestandskunden mit Potenzial. Auch der Vertrieb individueller Verpackungslösungen sowie die Maschinensparte wissen, wo sie ansetzen können, um den Umsatz im Bestand zu maximieren.

Externe Berater: wertvolle Außenperspektive 

Mit einem proaktiven Service konnte das Unternehmen zudem die Kundenzufriedenheit steigern. Über HubSpot wurden alle Kaufkunden des Jahres 2022 angeschrieben und gefragt, wie zufrieden sie sind. Die Außensicht hilft CLARUS Films, das Portfolio und die Services weiterzuentwickeln. Aus Sicht des Managements rechnet sich das Einführungsprojekt für das gesamte Unternehmen, denn die bereinigten Daten tragen zu einer Wertsteigerung bei und können nach unterschiedlichen Kriterien segmentiert werden.

Für die Einführung des digitalen Leadmanagements haben die Verpackungsspezialisten von Anfang an eine HubSpot-Beratung mit ins Boot geholt. Sie begleitet und koordiniert die Prozesse nach wie vor im Rahmen einer externen Mitarbeit.

Dabei profitiert das Vertriebsteam nicht nur von der Beratung, sondern greift auch flexibel auf eine verlängerte Werkbank zu. Dank der ausgeprägten Systemkenntnis passt der Partner die Plattform kontinuierlich an und optimiert sie.

Effektive Leadbearbeitung in internationalen Teams

Auf diese Weise kann das Management alle Teams, die international agierende Key Accounts in verschiedenen Landesgesellschaften lokal betreuen, effektiv koordinieren. Ganz gleich, an welches Team sich der Kunde wendet: Den Mitarbeitenden liegen immer alle für sie relevanten Informationen sowie verbindliche Vorgaben vor, sodass die Gefahr widersprüchlicher Angaben oder gar von Kannibalisierungseffekten ausgeschlossen ist. Außerdem verlieren die Mitarbeitenden keine Zeit mit der Suche nach Informationen, da diese zentral und strukturiert abgelegt sind und gepflegt werden. Da Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt sind, kommt es zu weniger Missverständnissen. Kein Lead wird vergessen, aber es werden auch auf keinen mehr Ressourcen verwendet als notwendig. 

Indem sich sämtliche Aktivitäten messen lassen, kann CLARUS seine Prozesse kontinuierlich an die Vertriebsziele anpassen.

Heute basiert der gesamte Vertrieb auf der Plattform:

• Die Mitarbeitenden nutzen ein System für sämtliche Informationen und Aktivitäten: Kommunikation, Meetings, Mails. Die zentrale Speicherung bietet Orientierung.
• Teampostfächer in HubSpot tragen dazu bei, dass alle Aufgaben erledigt und Anfragen bearbeitet werden. 
• Der Vertrieb pflegt Deals in der Plattform.
• Die Teammitglieder nutzen für ihre Aufgaben individuelle Ansichten und können Listen erstellen, selektieren und nach ihren Anforderungen speichern.
• Über hinterlegte Workflows werden Prozesse automatisiert: Der Aufwand sinkt.
• Kampagnen und Reportings dienen der Vertriebssteuerung.
• Forecasts über die Abschlüsse der kommenden Monate geben Aufschluss über den Vertriebserfolg.

Über die Autorin
SVENJA GRAF

Team Lead Sales & Customer Success bei SalesSation
Schwerpunkt: Vertriebsprozessoptimierung & Business Development

"Meine Leidenschaft ist die digitale Optimierung von Geschäftsprozessen in Vertrieb und Kundenservice mit Hilfe von digitalen Tools. Der Fokus liegt dabei auf der Verbesserung von Abläufen und Prozessen sowie die Automatisierung von Routineaufgaben. Zur Entlastung von Mitarbeitern. Zur klaren Verbesserung der Servicequalität und der Vertriebsprozesse in Unternehmen aus Industrie und Technologie."