Erfolgreiches Change Management in Digitalprojekten

Mitarbeiter mitnehmen, Ziele erreichen

Projekte scheitern an Menschen. Sie über den gesamten Prozess mitzunehmen, ist eine zentrale Herausforderung bei Change-Prozessen aller Art, wie etwa der Digitalisierung von Vertrieb und Service. Wenn Sie einige Aspekte beachten und Ihr Ziel nicht aus den Augen verlieren, werden Sie den Wandel gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden erfolgreich gestalten. Wir haben Tipps aus der Beratungspraxis für Sie zusammengestellt.

In vielen Unternehmen gehen Nachhaltigkeitstransformation und digitale Transformation Hand in Hand. Eine aktuelle Studie (siehe Abbildung 1) zeigt, dass sich das Management viel von datenbasierten Veränderungsprozessen verspricht. Führungskräfte merken allerdings auch, dass sich Mitarbeitende mit neuen Abläufen und Prozessen mitunter schwertun. Es fällt ihnen nicht leicht, sich an neue Arbeitsweisen und -geschwindigkeiten zu gewöhnen. Sie sind verunsichert und stellen sich Fragen:

• Werde ich den neuen Anforderungen gerecht?
• Was passiert, wenn meine Leistungen hinter den Erwartungen zurückbleiben?
• An wen kann ich mich mit meinen Fragen wenden?
  
  

Change Management

Abbildung 1: Datenbasiertes Changemanagement zahlt auf viele Unternehmensziele ein

In solchen Umbruchphasen hilft eine Begleitung, die nicht nur Informationen vermittelt, sondern die Belegschaft mit verschiedenen, zum jeweiligen Team passenden Arbeitsmethoden ermutigt und in die Lage versetzt, den Wandel mitzugestalten. 

Dabei sollten Sie sich im Klaren sein, dass nicht alle abgeholt werden können und die Anpassungsgeschwindigkeit je nach Team und den Mitarbeitenden variiert. Auch die Unternehmensstruktur spielt eine entscheidende Rolle.

Inhabergeführte Unternehmen sind oft flexibler und können schneller auf Veränderungen reagieren, was die Bewältigung von Change-Prozessen erleichtert – vorausgesetzt, es herrscht eine gewisse Veränderungsbereitschaft. Eine besondere Herausforderung ergibt sich jedoch bei inhabergeführten Unternehmen, die sich mitten im Generationswechsel befinden und bei denen die Führungsverantwortung noch nicht eindeutig übergeben wurde.

Auf der anderen Seite stehen Konzernstrukturen: Hier verlangsamen strenge Hierarchien und zentralisierte Entscheidungsfindungen oft den Wandel. Zusätzlich erschweren komplexe Kommunikationswege die Anpassung an Veränderungen.

Ob klein oder groß - Unsere Tipps basieren auf umfassender Beratungspraxis und sind universell einsetzbar. Sie helfen Unternehmen jeder Größe und Branche dabei, flexibel zu bleiben und Veränderungen effektiv zu meistern. Egal ob ein kleiner Familienbetrieb oder ein großer Konzern – die richtige Vorgehensweise ist entscheidend für die erfolgreiche Veränderungsbegleitung in einer Welt der digitalen Weiterentwicklung.

Bedenken ernstnehmen – fürs Ziel begeistern:
So gelingt der Change

1. Kick-off-Meeting, Fokustag, Meilensteinplan
   Nachdem Sie einen Projektplan entwickelt haben, stellen Sie diesen dem Team vor. Nutzen Sie den Kick-off, um den Mitarbeitenden vor Augen zu führen, wie sie konkret von der Transformation profitieren.
   
   

   Wichtig: Der Kick-off setzt Energie frei. Nun kommt es darauf an, diese nicht verpuffen zu lassen. Wie wäre es, wenn Sie Ihre Teams zu einem Fokustag einladen, um die Basis für das Change-Projekt zu legen? Arbeiten Sie die Veränderungspotenziale heraus, denn wenn die Mitarbeitenden wissen, dass sich die nun folgenden Anstrengungen lohnen, bleiben sie bei der Stange. Die Ergebnisse des Fokustags können in einen Meilensteinplan einfließen, an dem sich alle Beteiligte Schritt für Schritt orientieren.

2. Kompetenzteams
   In unserer Beratungspraxis hat es sich bewährt, Kompetenzteams zu bilden. Sie setzten sich aus Vertreterinnen und Vertretern aller betroffenen Abteilungen zusammen und arbeiten unter den neuen Bedingungen, bevor sie für alle umgesetzt werden. Erst wenn sie ihr Okay gegeben haben, werden die Neuerungen umgesetzt. So bleiben Sie nah an den Mitarbeitenden und ihren Prozessen. Sie gewinnen Botschafter für das IT-Projekt, die mitreißen und Bedenken konstruktiv begegnen können. Wir von SalesSation schulen Kompetenzteams intensiv. Auch in kontroversen Fragerunden können sie das Gelernte souverän weitergeben.
   
   

3. Meilensteinziele feiern
   Jeder Schritt Ihres Meilensteinplans markiert einen kleinen Erfolg. Nutzen Sie diese Zwischenstopps, um Ihren Mitarbeitenden zu verdeutlichen, dass das Projekt das Unternehmen voranbringt und es auf alle ankommt. Je mehr sich die Teams mit dem Change-Projekt beschäftigen, desto vertrauter werden sie damit. Lassen Sie dabei besonders engagierte Mitarbeitende zu Wort kommen und geben Sie ihnen eine Bühne. Die Projektleitung oder die Chefetage stehen ohnehin schon häufig genug im Mittelpunkt. 
   

   Wichtig: Selbstverständlich sollen kritische Stimmen gehört werden. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung, indem Sie Skeptiker zum Austausch in kleinem Rahmen einladen. So können sie ihren Frust loswerden, ohne das gesamte Team zu verunsichern oder herunterzuziehen

4. Training on the Job
   Gehen Sie sehr sparsam mit klassischen Schulungen um. Setzen Sie stattdessen primär auf Training on the Job. Wenn der Servicekollege oder die Vertriebsfachkraft den neuen, digital unterstützen Prozess im Arbeitsalltag ausprobiert und das Gelernte gleich umsetzt, bleibt es viel besser haften. So implementieren Sie Veränderungen nachhaltig.
   
   
5. Externe Begleitung
   Denken Sie darüber nach, eine auf Change-Prozesse spezialisierte Beratung ins Boot zu holen. Der Blick von außen hilft, die eigenen Prozesse neu zu denken. Außerdem koordinieren die Consultants das Projekt stringent und übernehmen das Controlling. Auch eine professionelle Projektkommunikation und Impulse aus den Erfahrungen mit anderen Branchen und Bereichen sprechen für einen externen Projektpartner. Sie unterstützen in der Regel über die Einführung hinaus.

Nicht zuletzt der Mangel an Fachkräften zwingt Unternehmen dazu, die Effizienz ihrer Prozesse zu steigern und Change-Prozesse anzustoßen. Fatal wäre es, Mitarbeitende gerade in diesen Phasen zu verlieren. Mit unseren Tipps gelingt es Ihnen, Ängste abzubauen und die Motivation hochzuhalten. Als Beratung übernehmen wir zur Not auch die Rolle des Bad Guys und überlassen es Ihren Führungskräften, als Good Guys zu glänzen – nicht um des lieben Friedens, aber um der Employee Exerience willen.

Über die Autorin
NINA WEIGEL

Gründerin & Geschäftsführerin von SalesSation
Schwerpunkt: Vertrieb & Kundenservice

"Ob Mittelstand oder Konzernwelt - wenn ich zurückblicke, sehe ich mich auf der “anderen Seite des Tisches”. In verschiedenen Funktionen des operativen und strategischen B2B-Vertriebs. Immer auf der Suche nach Vertriebseffizienz, neuen Möglichkeiten der Markterschließung und optimierten Vertriebs- und Kundenserviceprozessen. Heute freue ich mich, mein Wissen & meine Erfahrungen in spannenden Projekten an unsere Klienten weitergeben zu können und gemeinsam neue Lösungen umzusetzen."