Sales KPIs steigern Performance

Mit Sales Reports den Vertrieb optimieren

Mit einer qualitativen Bewertung Ihrer Leads steigern Sie Ihren Vertriebserfolg. Die digitale Transformation Ihrer Vertriebsprozesse bietet Ihnen darüber hinaus weitere Möglichkeiten, das Optimum aus Ihren Mitarbeitenden, Interessenten und Kunden herauszuholen. Ein wichtiger Hebel ist die Erfolgsmessung, das sogenannte Performance Management. Als Beratung filtern wir gemeinsam mit unseren Klienten aus einer großen Menge von Vertriebskennzahlen diejenigen heraus, die sie individuell in ihrer aktuellen Situation weiterbringen.

Bei einem in Deutschland ansässigen, europaweit tätigen Maschinenbauunternehmen sind die Vertriebserfolge von Kollege Meyer legendär. Über Jahre schafft er es, große Verträge abzuschließen. Dennoch fallen die Gesamtzahlen des Unternehmens durchwachsen bis enttäuschend aus. Einer der Gründe: Herr Meyer verwendet unverhältnismäßig viel Zeit für einzelne Accounts und er macht massive Zugeständnisse, um den Zuschlag zu erhalten. Erst ein Blick in die Sales KPIs lässt das Vertriebsmanagement aufhorchen. 

Performance Management mit Sales KPIs

Im letzten Beitrag haben wir Ihnen Einblicke in die systematische Lead-Qualifizierung gegeben. Heute wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie die Daten im CRM im Sales Performance Management nutzen und Ihren Vertrieb optimieren. Diese sprechen mitunter eine andere Sprache als Ihr Außendienst. So bieten sie eine hervorragende Grundlage, um die tatsächliche Leistung Ihrer Mitarbeitenden zu verfolgen, zu messen und zu belohnen. Mit einem kennzahlenbasierten Performance Management legen Sie eine gemeinsame Marschrichtung für Ihre Team fest, damit starke Vertriebspersönlichkeiten eine schlagkräftige Salesforce formen. 

Dazu definieren Sie Ziele, deren Erreichung Sie anhand von Kennzahlen überprüfen können. Treffen Sie sich in einem festgelegten Rhythmus – etwa quartalsweise, monatlich oder wöchentlich – zu Performance Reviews. In denen schauen Sie sich Sales KPIs an, um die Gesamtvertriebsleistung, aber auch die Leistung einzelner Mitarbeiter oder verschiedener operativer Einheiten zu bewerten. Im Laufe der Zeit erkennen Sie so sehr genau, wie sich die Vertriebsleistung entwickelt und an welchen Stellschrauben Sie optimieren können.

Die Qual der Wahl:

Datenqualität optimiert Vertrieb

Das A und O auch des Performance Managements ist die Datenqualität. So gaben in einer aktuellen, groß angelegten Vertriebsstudie knapp 40 Prozent der befragten Vertriebsprofis an, dass schlechte Datenqualität das Performance Management beeinträchtigt. Das sollten Sie sich nicht leisten, denn Sie vergeben sich so die Möglichkeit, Ihren Vertrieb systematisch zu optimieren. Stimmt die Datenbasis, besteht die große Kunst darin, die für Ihren Betrieb passenden Vertriebskennzahlen auszuwählen und zu kombinieren. 

Die Sales KPIs sollten dem Management die Richtung weisen, wie der Vertrieb mehr erreicht und effektiver arbeitet. Den Teammitgliedern bieten sie Gelegenheit zu erkennen, wie gut sie performen und wo Verbesserungspotenziale liegen.

Sales Reports wollen sorgfältig ausgewertet werden

Mit digitalen Vertriebs- und Serviceplattformen lassen sich ohne großen Aufwand benutzerdefinierte Sales Reports erstellen. Damit bekommen Sie wichtige Vertriebskennzahlen auf dem Silbertablett serviert.

Sie können diese beispielsweise nutzen, um Forecasts zu erstellen, die Sie beim Performance Management unterstützen:

Erwartete Auftragseingänge für das aktuelle Jahr
Die Auftragseingänge und die damit verbundene Umsatzerwartung sind wichtige Kennzahlen für Ihr Performance Management. Sie erkennen, ob Sie Ihre Umsatzziele erreichen und können gegebenenfalls nachjustieren.

Auftragseingänge pro Monat
Nicht nur eine wichtige Vertriebskennzahl, sondern ein Gesundheitscheck fürs gesamte Unternehmen. Eine Negativentwicklung oder signifikant schlechtere Zahlen als im Vergleichsmonat der Vorjahre sollten Sie als Warnsignale sehr ernst nehmen und die Ursachen ergründen.

Übersicht der Deals/Angebote in den einzelnen Phasen
Der digitale Vertrieb versetzt Sie in die komfortable Lage, sämtliche Vertriebsaktivitäten zu überblicken und detaillierte Sales Reports zu generieren. So können Sie frühzeitig eingreifen, wenn ein Deal ins Stocken gerät oder sich eine Angebotsphase in die Länge zieht.

Angebotsstatistik
Auch die Angebotsstatistik gibt Aufschluss über die Performance des Vertriebs, wobei die rein zahlenmäßige Entwicklung wenig aussagt. Sie muss zusammen mit dem damit verbundenen zu erwartenden Umsatzvolumen und der Abschlussquote betrachtet werden.

Konversionsrate
Dieser bekannte Sales KPI fasst den Erfolg Ihrer Vertriebstätigkeit zusammen. Berechnet wird der Prozentsatz der Leads, die zu Deals wurden. Damit können Sie nicht nur die Performance des gesamten Vertriebs messen, sondern auch die Leistung einzelner Teams oder Mitarbeiter vergleichen und so die Organisation insgesamt stärken.

Aha-Momente und Feedbackschleifen

Wir sind immer wieder erstaunt, wie sehr Vertriebskennzahlen helfen. Ich denke an einen Klienten mit einem sehr engagierten Vertriebsteam. Es entwickelte ein wahres Feuerwerk an Maßnahmen bis hin zu Webinaren. Da allerdings keine Ziele festgehalten und Kennzahlen erhoben wurden, war nicht auszumachen, welche Ideen tatsächlich zündeten. Indem wir relevante Kennzahlen definierten und in einem System konsolidierten, konnten wir erkennen, was effektiv und was wenig zielführend ist.

Ein weiteres Learning haben wir aus diesem Projekt mitgenommen: Arbeiten konnte der Klient mit den Informationen erst, als wir die Vertriebskennzahlen verschiedenen Ebenen zugeordnet hatten:

1. relevant für das Management
2. relevant für den Vertriebsleiter
3. relevant für die Vertriebsmitarbeiter

1. auf das Unternehmen zugeschnitten sind,
2. für unterschiedliche Ebenen individuell aufbereitet werden,
3. in Feedbackschleifen immer wieder angeschaut werden, um Fortschritte zu erkennen. 
   
   

5 Wege zur Verbesserung der Vertriebsleistung

Daten erfassen – Kennzahlen verstehen – Vertriebsprozesse optimieren: Heben Sie mit uns Ihren digitalen Vertrieb auf die nächste Stufe.

Über den Autor
THOMAS SPIEKER

Chief Operating Officer
Schwerpunkt: Geschäftsprozessoptimierung

"Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Vertriebs- und Serviceprozesse zu unterstützen, um so deren Unternehmenswachstum voranzutreiben - das ist meine Mission. Dank 25 Jahren Expertise im B2B Vertrieb verfüge ich über ein kundenorientiertes Vertriebsgen und bringe eine große Leidenschaft für Innovation und Wandel mit. Als erfolgreicher Unternehmensgründer und -Entwickler ist es mir gelungen, Change-Management-Prozesse voranzutreiben und den Mehrwert der Digitalisierung in Wachstum und Unternehmenserfolg zu manifestieren."